Tutoriel complet pour migrer de Zoho vers HubSpot : audit, Smart Transfer, mapping des custom modules, reconstruction des blueprints, formation. Évitez les pièges.
Vous avez décidé de passer de Zoho à HubSpot et vous cherchez un guide concret ? Ce tutoriel détaille les 7 étapes d'une migration réussie, avec un focus sur les spécificités Zoho : modules personnalisés, processus guidés, intégrations Zoho One. Bonne nouvelle : Zoho CRM fait partie des outils pris en charge par HubSpot Smart Transfer, l'outil natif de migration. Depuis fin octobre 2026, il reprend même les modules personnalisés. Mais Smart Transfer ne fait pas tout : il ne reprend pas les automatisations. C'est dans la préparation et la reconstruction des automatisations que se joue la réussite du projet.
Si vous venez d'un autre CRM, jetez un œil à notre tutoriel migration Sellsy vers HubSpot qui suit la même logique avec ses propres spécificités, ou notre tutoriel migration Pipedrive vers HubSpot.
La phase de préparation conditionne directement la réussite de votre migration. Bâclez-la et vous le payerez ensuite en heures de débogage post-migration, ou pire, en données perdues.
Avant de bouger une seule ligne, listez précisément ce que vous faites dans Zoho aujourd'hui :
C'est l'occasion de faire le ménage avant de migrer. Les processus guidés accumulés au fil des années qui ne tournent plus, les champs personnalisés jamais remplis, les modules custom oubliés : ne migrez pas la dette technique.
Une migration réussie n'est pas une migration "à l'identique". C'est une migration vers une cible améliorée. Listez ce que vous voulez gagner avec HubSpot : meilleur reporting, marketing automation natif, adoption commerciale plus rapide, alignement marketing-sales. Ces objectifs guident les choix de paramétrage.
C'est l'étape où on liste précisément ce qui doit être migré et comment.
| Zoho | HubSpot | Transféré par Smart Transfer ? |
|---|---|---|
| Leads | Contacts (avec phase du cycle de vie = lead) | Oui |
| Contacts | Contacts | Oui |
| Accounts (sociétés Zoho) | Entreprises HubSpot | Oui |
| Deals (Zoho) | Transactions (HubSpot) | Oui ; lignes de produits en transfert ponctuel |
| Activités (réunions, appels, tâches, notes) | Activités HubSpot (réunions, appels, tâches, notes) | Oui ; pièces jointes en transfert ponctuel |
| E-mails | Activités e-mail | Non : absents de la liste Zoho, import ou API |
| Custom Modules | Objets personnalisés HubSpot | Oui, depuis fin octobre 2026 (bêta ouverte) |
| Products | Produits HubSpot | Oui |
| Invoices | Factures | Oui |
| Users | Utilisateurs | Oui |
Si vous avez des modules personnalisés dans Zoho, c'est ici que la migration devient intéressante. HubSpot Smart Transfer reprend les objets standards (prospects, contacts, comptes, transactions, produits, factures) et une partie des activités, et depuis fin octobre 2026 les modules personnalisés aussi (bêta ouverte, sortie annoncée le 29 octobre 2026). À l'étape « Configurer le transfert », vous choisissez les modules à migrer, ou tous : HubSpot crée pour chacun l'objet personnalisé correspondant, avec son schéma, ses propriétés et ses associations, puis reprend les enregistrements. Profitez-en pour faire le tri : un module que personne ne remplit n'a pas à devenir un objet HubSpot.
Le mapping des champs personnalisés exige, lui, un abonnement Data Hub.
L'historique d'interactions est précieux pour la continuité commerciale. Smart Transfer transfère les réunions, les appels, les tâches et les notes ; les pièces jointes suivent par un transfert ponctuel après la synchronisation. Les e-mails ne figurent pas dans la liste des données Zoho transférées : prévoyez un import ou l'API si vous tenez à les garder.
Avant de lancer Smart Transfer, décidez de la structure cible. L'étape de configuration de Smart Transfer crée elle-même les propriétés (les propriétés personnalisées seulement avec un abonnement Data Hub), les pipelines, les devises et les utilisateurs que vous sélectionnez à partir de Zoho : votre travail consiste surtout à choisir ce que vous gardez, simplifiez ou abandonnez. Tout reprendre tel quel dans une instance HubSpot vierge reproduit la complexité de Zoho.
Reproduisez vos pipelines Zoho dans HubSpot en simplifiant si possible. Trop de pipelines tue le pipeline. Pour chaque pipeline, définissez les étapes, leurs probabilités de gain et les actions automatiques associées.
Listez les propriétés custom de Zoho qui doivent être migrées. Avec un abonnement Data Hub, Smart Transfer crée et mappe celles que vous sélectionnez ; sinon, créez-les vous-même et reprenez leurs valeurs par import. Pour chaque propriété, choisissez le bon type (texte, liste déroulante, date, nombre, calcul). C'est plus long que d'importer brut, mais ça évite les corrections post-migration.
Si vous migrez des modules personnalisés Zoho, inutile de créer les objets personnalisés à la main : Smart Transfer les crée, avec leurs associations, quand vous les sélectionnez. Votre travail consiste à choisir les modules à garder et à vérifier, au test, que leurs enregistrements arrivent bien rattachés aux contacts, entreprises et transactions.
Importez vos utilisateurs HubSpot, assignez les bonnes permissions par rôle. Anticipez aussi le mapping propriétaire Zoho vers utilisateur HubSpot pour ne pas casser l'attribution des transactions.
C'est le moment du transfert effectif. HubSpot Smart Transfer est l'outil natif de HubSpot pour une migration ponctuelle vers HubSpot. Il est disponible dans tous les abonnements, mais seuls les Super Admins y ont accès, et le mapping des champs personnalisés exige un abonnement Data Hub.
Smart Transfer procède en quatre étapes principales : un audit de vos données Zoho, la configuration de HubSpot (propriétés, pipelines, devises, utilisateurs), la synchronisation des enregistrements, qui continue en arrière-plan après le premier passage, puis, si besoin, un transfert ponctuel pour les données hors synchronisation. L'outil gère :
Smart Transfer ne migre pas :
Avant de migrer 100 000 contacts, faites un test sur un échantillon (par exemple 100 contacts représentatifs avec leurs transactions et activités). Vérifiez le résultat dans HubSpot, ajustez les mappings si besoin, puis lancez la migration complète. Pour filtrer les enregistrements ou contrôler les correspondances avant la synchronisation, HubSpot conseille de désactiver l'option de synchronisation automatique. Et si le résultat ne convient pas, un transfert peut être annulé : la fonction Revert supprime les paramètres et les enregistrements créés par Smart Transfer.
C'est l'étape qui prend le plus de temps en post-migration. Les processus guidés Zoho ne sont pas transférables automatiquement.
Avant de tout reconstruire, faites le tri. Les processus guidés qui ne tournent plus, qui doublonnent ou qui sont obsolètes, n'ont pas à être recréés. C'est l'occasion de simplifier.
Les workflows HubSpot offrent une logique similaire aux processus guidés Zoho :
La grande différence : HubSpot peut enrôler depuis des critères marketing (ouverture d'email, visite de page, complétion de formulaire), ce que Zoho CRM seul ne fait pas sans Zoho Marketing Plus.
Si vous aviez des automatisations Deluge complexes dans Zoho, deux options :
Si vous utilisez Zoho One, la question des autres apps se pose : Zoho Books, Zoho Desk, Zoho Campaigns, Zoho Mail, Zoho Sign, Zoho Projects.
Trois options : conserver Zoho Books pour la facturation et synchroniser les contacts avec HubSpot via API, basculer sur HubSpot Revenue Hub si la solution couvre vos besoins, ou intégrer un outil tiers (Pennylane, QuickBooks) qui se branche à HubSpot.
HubSpot Service Hub couvre les fonctionnalités principales : tickets, base de connaissances, chatbot, SLA, satisfaction client. La migration depuis Zoho Desk se fait par export CSV des tickets puis import dans HubSpot, ou via l'API si le volume est important.
C'est le candidat naturel à remplacer par HubSpot Marketing Hub. Les campagnes, listes, formulaires et automatisations marketing sont reconstruits dans HubSpot, avec un avantage : tout est dans le même outil que le CRM.
Ces apps peuvent être conservées ou remplacées selon votre stratégie. HubSpot s'intègre avec Microsoft 365, Google Workspace, DocuSign, Adobe Sign, et propose des intégrations natives ou via App Marketplace pour la gestion de projet.
Une migration techniquement parfaite ne sert à rien si l'équipe ne s'approprie pas le nouvel outil. C'est le point sous-estimé qui plombe la moitié des projets de migration.
Adaptez le contenu de formation selon le rôle :
Profitez des nouveautés HubSpot dans une base de connaissances interne (sur HubSpot lui-même via Service Hub, ou sur Notion, Confluence). Les équipes y reviendront dans les premières semaines post-migration.
Pendant les 90 premiers jours post-migration, mesurez l'adoption réelle :
Ces métriques révèlent les zones d'inconfort et permettent d'ajuster la formation ou le paramétrage. Pour creuser l'optimisation post-migration, lisez aussi nos 20 astuces pour booster votre conversion sur HubSpot.
Migrer de Zoho à HubSpot n'est pas un projet simple mais c'est tout à fait faisable, notamment grâce à HubSpot Smart Transfer, qui automatise le transfert des objets standards, des modules personnalisés depuis fin octobre 2026 et d'une partie de l'historique. Les automatisations restent à traiter à part. Le vrai enjeu est ailleurs : préparer correctement l'instance cible, faire le tri dans la dette technique accumulée, reconstruire intelligemment les automatisations, et accompagner l'équipe dans l'adoption. Nous détaillons ce volet humain dans notre guide sur les risques d'une migration CRM.
Si vous voulez vous faire accompagner sur ce projet, Lomed est agence Diamond Partner HubSpot et a déjà piloté de nombreuses migrations Zoho vers HubSpot. Découvrez notre service de migration Zoho vers HubSpot ou hésitez encore ? Lisez notre comparatif Zoho vs HubSpot. Pour comparer plusieurs agences, lisez comment choisir son agence HubSpot.
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