Tutoriel complet pour migrer de Sellsy vers HubSpot : audit, export, mapping, import, facturation. Évitez les pièges et réussissez votre transition CRM.
Vous utilisez Sellsy depuis plusieurs années et vous envisagez de migrer vers HubSpot ? Vous avez raison de poser le sujet sérieusement. Une migration de CRM mal préparée peut vous faire perdre des données critiques, casser vos automatisations et mobiliser vos équipes pendant des semaines. Ce guide détaille chaque étape pour que la transition de Sellsy vers HubSpot se passe sans surprise, avec un focus sur les spécificités françaises de Sellsy (facturation, comptabilité, FEC).
Si vous venez d'un autre CRM, jetez un œil à notre tutoriel migration Pipedrive vers HubSpot qui suit la même logique avec ses propres spécificités.
La phase de préparation conditionne 80 % du succès d'une migration. Bâclez-la et vous le payerez ensuite en heures de débogage post-migration, ou pire, en données perdues.
Avant de bouger une seule ligne, listez précisément ce que vous faites dans Sellsy aujourd'hui :
Cet inventaire devient votre cahier des charges pour la configuration HubSpot.
Tout n'a pas besoin d'être migré. Posez-vous la question :
Sellsy se connecte à plusieurs outils (compta, signature, mailing). Pour chacun, anticipez son équivalent côté HubSpot ou son intégration. HubSpot dispose d'un App Marketplace riche, donc la plupart des outils ont une intégration native ou un connecteur.
C'est l'étape la plus critique de la migration. Une cartographie bâclée, et vous perdez des champs custom, vous écrasez des données ou vous créez des doublons par dizaines à corriger ensuite à la main.
Côté Sellsy, vous avez des contacts (personnes) et des sociétés. Côté HubSpot, c'est la même logique : objets Contacts et Entreprises, reliés par une association. Listez tous vos champs Sellsy (téléphone, fonction, adresse, propriétaires custom) et préparez la création des propriétés HubSpot équivalentes.
Sellsy a une notion d'opportunités avec des étapes. HubSpot a des Transactions avec des pipelines et des phases. Mappez chaque étape Sellsy à une phase HubSpot. Profitez-en pour simplifier : si vous avez 12 stages dans Sellsy, ramener à 6-7 stages clairs dans HubSpot rendra le pipeline beaucoup plus exploitable. Si vous migrez sur HubSpot c'est que votre entreprise est généralement plus mature et plus avancée dans son stade de développement, et les process seront sans doute à revoir !
La migration depuis Sellsy a sa spécificité : Sellsy intègre nativement la facturation, ce que HubSpot fait, mais uniquement avec le Commerce Hub. Trois options s'offrent à vous :
On y revient en détail dans la section facturation plus bas.
L'historique d'interactions (emails, appels, notes) est précieux pour la continuité commerciale. Sellsy permet d'extraire ces activités via API. Côté HubSpot, elles s'attachent aux contacts via les objets Engagements.
Sellsy propose deux méthodes d'extraction. Le choix dépend du volume et de la complexité de votre base.
C'est la méthode la plus accessible. Depuis l'interface Sellsy, vous pouvez exporter en CSV (compatible Excel) toutes les listes : contacts, sociétés, opportunités, devis, factures. Les colonnes exportées correspondent à celles affichées dans la liste, donc personnalisez la vue avant l'export pour inclure tous les champs nécessaires.
L'export CSV convient bien aux PME jusqu'à environ 50 000 contacts ou 10 000 deals. Au-delà, le passage par l'API devient plus efficace.
Pour les volumes importants, les bases avec beaucoup de champs custom ou les besoins d'export historique complet (incluant les activités), l'API Sellsy est l'option propre. Elle permet d'extraire :
L'API demande des compétences techniques (Python, Node, ou outil ETL type Make / n8n). C'est aussi la méthode recommandée si vous voulez automatiser une migration progressive plutôt qu'un cutover en une fois.
Sellsy permet d'exporter vos écritures comptables au format CSV ou FEC. Si vous gardez un cabinet d'expertise comptable, faites cet export avant la migration : c'est de toute façon obligatoire en France pour conserver une piste d'audit.
N'importez jamais dans un HubSpot vierge. Préparez le terrain d'abord.
Pour chaque champ custom Sellsy (segmentation, source de lead, type de client, etc.), créez la propriété HubSpot équivalente avec le bon type (texte, dropdown, date, nombre). Documentez le mapping dans un Google Sheet : champ Sellsy → propriété HubSpot.
Si vous voulez tirer parti des fonctionnalités avancées de HubSpot dès le démarrage, lisez aussi notre article sur comment créer un lead scoring sur HubSpot : ça pose les bases d'un pipeline pilotable.
Avant l'import, créez les workflows essentiels :
Ces workflows seront actifs dès l'arrivée des données et éviteront que les nouveaux contacts importés tombent dans un trou noir.
HubSpot propose un outil de migration assistée appelé Smart Transfer pour quelques CRM majeurs (Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM, ActiveCampaign). Sellsy ne fait pas partie des sources couvertes. La migration depuis Sellsy se fait donc via les méthodes standard d'import HubSpot : import CSV, API, ou via un outil ETL.
Toujours faire ces 5 vérifications post-import :
Cette question mérite un H2 dédié parce qu'elle bloque souvent les projets de migration depuis Sellsy.
HubSpot dispose désormais d'un outil Factures dans le Commerce Hub. Vous pouvez créer, envoyer et tracker vos factures directement depuis HubSpot, avec encaissement via HubSpot Payments ou Stripe. Avantages :
Point d'attention France 2026 : la réforme de la facture électronique impose le passage par une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) agréée. À date, HubSpot Invoices n'est pas encore positionné comme PDP. Selon votre volume B2B et votre date de bascule réglementaire, vous voudrez peut-être complémenter HubSpot Invoices avec une PDP partenaire (par exemple Pennylane, déjà très intégré au marché français).
Une migration progressive consiste à arrêter de créer de nouvelles factures dans Sellsy, mais le garder accessible 12 à 24 mois pour consulter l'historique. Pendant ce temps, toute nouvelle facturation se fait dans HubSpot. Cette approche réduit le risque opérationnel mais double provisoirement le coût des outils.
Pour les organisations avec besoins comptables avancés (recouvrement, multi-devises, automatisations bank reconciliation), un outil dédié type Pennylane ou QuickBooks branché à HubSpot reste pertinent. La facturation se fait dans l'outil tiers, et les contacts / deals restent côté HubSpot.
Une migration techniquement parfaite ne sert à rien si l'équipe ne s'approprie pas le nouvel outil. C'est le point sous-estimé qui plombe la moitié des projets de migration qu'on voit passer. C'est pourquoi il est important de vous former sur HubSpot !
Adaptez la formation au métier :
Identifiez 1 à 2 référents HubSpot par équipe : des personnes qui creusent l'outil, montent en compétence vite et deviennent les relais auprès des collègues.
Créez un mini wiki ou Notion qui documente : nomenclature des deals, processus de qualification, conventions de nommage. Sans ça, chaque nouvel arrivant réinvente la roue et le pipeline devient illisible 6 mois après.
Pour aller plus loin sur l'adoption, lisez notre article 20 astuces pour booster votre taux de conversion via HubSpot qui donne des exemples concrets d'optimisations rapides.
Beaucoup de PME tentent la migration en interne, en bricolant des imports CSV avec un commercial ou un alternant. Le résultat tient rarement la route. Voici concrètement ce qu'apporte un accompagnement professionnel.
Un mauvais mapping de champ peut faire écraser des données critiques sans alerte. Un import mal orchestré peut créer des milliers de doublons qu'il faut ensuite traquer un par un. Un workflow lancé trop tôt peut envoyer des emails de bienvenue à des clients de longue date. Une agence a déjà vu chaque cas et sait quoi tester avant de déclencher chaque action.
Si vous avez besoin de l'export complet via l'API Sellsy (gros volume, historique d'activités, données qui ne sortent pas en CSV propre), il faut écrire du code ou utiliser un outil ETL. Sans cette compétence en interne, vous êtes bloqué à l'export CSV qui peut perdre des nuances importantes.
HubSpot ne se résume pas à un CRM avec des fiches contact. Le gain réel vient de la combinaison entre workflows, lead scoring, reporting et intégrations. Une agence sait configurer ces blocs ensemble dès le démarrage. En interne, vous découvrez ces fonctionnalités six mois plus tard et il faut tout retravailler.
L'adoption est souvent le point bloquant. Une agence apporte du recul méthodologique : elle sait ce qui marche pour engager les commerciaux. Pas la formation magistrale en salle, mais des rituels courts et des démos sur leurs vrais deals.
Une migration en interne prend typiquement 4 à 6 mois entre le démarrage et la productivité réelle. Avec un accompagnement, on tombe à 6-10 semaines. Sur une équipe de 10 commerciaux, ces 3 mois gagnés représentent souvent plus que le coût de l'accompagnement.
Lomed accompagne ce type de migration depuis plusieurs années. Découvrez notre approche d'agence HubSpot ou contactez-nous pour discuter de votre projet.
Pour une PME avec moins de 5 000 contacts et des processus simples, comptez 4 à 6 semaines. Pour une organisation avec custom objects, intégrations multiples et workflows avancés, plutôt 8 à 12 semaines.
Pas systématiquement. Pour une migration standard, l'export CSV suffit. Un développeur ou un consultant technique devient utile si vous voulez automatiser via l'API Sellsy ou recréer des intégrations custom.
C'est techniquement possible (synchronisation des contacts via Zapier ou Make), mais nous recommandons plutôt de basculer la facturation sur HubSpot Commerce Hub à terme. Un seul outil simplifie la vie. Voir aussi le comparatif Sellsy vs HubSpot pour creuser cette question.
Trois options : conserver Sellsy en lecture seule pour la consultation pendant 12-24 mois, exporter en PDF / CSV / FEC pour archivage, ou migrer vers HubSpot Invoices (selon volume et conformité PDP requise).
HubSpot est conçu pour être intuitif, et la prise en main de la fiche contact se fait en quelques heures. Les fonctionnalités avancées (workflows, reporting custom, lead scoring) demandent un accompagnement structuré. Lomed propose des sessions de formation par profil métier.
La migration depuis Sellsy ne s'improvise pas, mais elle se prépare. Si vous voulez aller vite, sans risque, et avec un HubSpot configuré pour exploiter 100 % de son potentiel dès le jour 1, découvrez notre service de migration Sellsy vers HubSpot.
Vous hésitez encore entre garder Sellsy et basculer ? Lisez notre comparatif Sellsy vs HubSpot avant de décider.
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Évitez les pièges de la migration de CRM : suivez nos instructions détaillées pour passer de Pipedrive à Hubspot en toute sérénité.
Découvrez comment gérer efficacement vos factures avec HubSpot et explorez des alternatives comme Pennylane et Sellsy pour votre facturation.