Comment réussir sa migration Pipedrive vers Hubspot ?

Si vous êtes sur cet article, c'est que vous préparez une migration Hubspot ! Félicitations, Ce CRM va vous permettre de passer une étape supérieur notamment de gagner en productivité ! Hubspot va améliorer votre prospection B2B.

Si vous envisagez de migrer de Pipedrive à Hubspot et que vous avez besoin d'aide, cet article vous donnera toutes les informations nécessaires pour réussir votre migration. Nous vous guiderons à travers les étapes préliminaires, la préparation de la migration, la migration des données, la configuration de Hubspot pour votre activité et les conseils pour une migration réussie. En fin d'article, nous ferons un bilan des avantages et des inconvénients de cette migration et nous vous donnerons des perspectives d'évolution avec Hubspot pour votre entreprise.

I. Étape préliminaire : analyse de Pipedrive

Avant de commencer l'importation de données et la migration de Pipedrive vers Hubspot, il est important de faire un état des lieux de votre base de données clients et prospects. Cette analyse vous permettra d'évaluer les fonctionnalités et les limites de Pipedrive pour votre activité et de définir vos besoins et vos attentes pour la nouvelle solution.

Voici quelques étapes clés à suivre lors de cette étape préliminaire :

1. Faire un inventaire de votre base de données : combien de contacts et d'entreprises avez-vous enregistrés dans Pipedrive ? Quel est le volume de données à migrer vers Hubspot ?

2. Évaluer les fonctionnalités de Pipedrive : quelles fonctionnalités de Pipedrive utilisez-vous le plus souvent ? Quelles sont les limites que vous rencontrez avec Pipedrive ? Quelles fonctionnalités de Hubspot souhaitez-vous utiliser ?

3. Identifier vos besoins et vos attentes : quels sont les objectifs de votre entreprise en matière de CRM ? Quels sont les outils et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour atteindre ces objectifs ? Qu'attendez-vous de la nouvelle solution ?

4. Établir un plan d'action : en fonction de vos besoins et de vos attentes, établissez un plan d'action pour la migration vers Hubspot. Identifiez les données à migrer, les fonctionnalités à configurer, les intégrations à mettre en place et les utilisateurs à former.

II. Préparation de la migration Pipedrive vers Hubspot

C'est là que ça se complique et qu'on rentre vraiment dans le concret ! La préparation de la migration est une étape cruciale pour assurer le succès de la transition de Pipedrive vers Hubspot. C'est à ce moment là qu'il faut vraiment prendre le plus de recul possible par rapport à ce que vous souhaitez avoir dans le CRM cible, à savoir quel pipeline, quels propriétés (et comment elles sont organisées), bref, tout votre datamodel.

Voici les éléments à prendre en compte :

1. Faire un état des lieux de votre Pipedrive 

   En général, les utilisateurs utilisent  Pipedrive lors de la création de l'entreprise, lorsque les process sont brouillons, ce qui fait que la plupart des données ne sont pas forcément bien organisées ni structurées. 

   Il faut regarder donc attentivement plusieurs choses :
   
   - Les doublons: de contacts, d'entreprises, de deals mais aussi des champs 
   
   - Les champs : bien regarder quels champs vous souhaitez exporter dans Hubspot et surtout, regarder les champs de type "texte libre" qui peuvent être problématiques lors du matching (exemple : vos champs qui répertorient les sources sont notés à la main, mais posent donc un problème pour les regrouper si on retrouve des "Facebook, fb, meta" pour la même donnée). Il faudra retravailler votre base de données afin d'uniformiser ces données sous un menu déroulant.
   
   - Les pipelines : Est-ce que vos process sont toujours les mêmes, est-ce que vos pipelines vont changer ?
   Suite à ça, vous pourrez donc faire le listing de tous les champs qu'il faudra migrer.
   
   

2. Préparation des données à migrer sur Hubspot

   Pour faciliter l'export, préparez les données que vous souhaitez transférer de Pipedrive vers Hubspot. Il est conseillé de ne migrer que les données essentielles pour votre entreprise, telles que les contacts, les entreprises, les deals et les activités. C'est aussi le moment de nettoyer votre base de données avant la migration en supprimant les doublons et en corrigeant les erreurs. Votre base doit être nickel avant d'exporter les données sinon votre Hubspot en fera les frais !

   C'est le moment le plus important et le fastidieux de votre migration car il s'agit de repartir sur de bonnes bases ! Vous pouvez faire cela directement dans Pipedrive où alors exporter, retraiter et nettoyer sur Excel, puis réimporter les données dans Pipedrive. Si vous ne faites pas ça correctement, il y aura des erreurs dans la migration ce qui entrainera des trous dans la raquette, et donc des données en moins.

3. Configuration d'Hubspot 

   Allez, on rentre vraiment dans le concret ! C'est l'étape où encore une fois il va falloir pas mal prendre du recul et anticiper. Avant de commencer la migration, il faut évidemment configurer Hubspot en fonction des besoins de votre entreprise. Il faut scrupuleusement créer un moule scrupuleusement identique à ce que vous avez dans Pipedrive.

   Il s'agit donc de créer :

   - Les propriétés de contacts, d'entreprises et de transaction (avec le même format de champs que sur Pipedrive que ce soit un menu déroulant, un champ boolean ou un champ texte)

   - Les utilisateurs qui seront les futurs propriétaires de vos deals/transactions

   - Les vues/listes pour chaque commercial

   - Les pipelines et toutes leurs phases afin de pouvoir bien correspondre les étapes des vos deals Pipedrive et que tout soit transparent. 

   C'est également le moment pour créer tous les workflows qui vont faire vivre votre CRM Hubspot de manière automatisée, comme :
   
   - Les attribution de propriétaire à l'entrée de vos leads
   
   - La gestion des sources d'origine des leads (SEA, Emailing, SEO etc) 
   
   - Les workflows de gestion interne comme la création de transaction, le passage d'une étape à une autre, ou les relances automatiques
   
   

4. Mise en place des intégrations Hubspot

Si vous utilisez des outils tiers avec Pipedrive, vérifiez si ces outils sont également compatibles avec Hubspot et configurez les intégrations nécessaires. Pensez- bien à bien à lister toutes les intégrations (en général, les intégrations existantes sur Pipedrive sont disponibles sur Hubspot) et de bien tout reparamétrer afin que votre nouveau CRM soit configuré de manière identique. Je pense notamment à des intégrations comme Slack, Aircall ou Facebook Ads.

5. Sauvegarde de vos données 

Avant de commencer la migration, assurez-vous de sauvegarder toutes vos données Pipedrive. Il est important de créer une copie de sauvegarde de votre base de données afin de prévenir toute perte de données en cas de problème lors de la migration. La sauvegarde peut prendre en compte tous les contacts, les entreprises, les deals, mais aussi les formulaires, les appels ou les participations à des évènements.

Bref, tout ce qu'il faut historiser et qui vous sera utile dans votre nouveau CRM. Vous pouvez enregistrer cela dans un fichier csv ou xls. Il est possible que vous ayez à enregistrer plusieurs fichiers car vous avez oublié certaines données, n'hésitez pas à bien les nommer.

III Le process de migration de Pipedrive vers Hubspot

La migration des données de Pipedrive vers Hubspot peut se faire de 3 manières : via via l'import d'un fichier xls via un outil comme SyncMatters ou via l'intégration Pipedrive dans Hubspot. Voici les étapes à suivre pour chacune des méthodes :

Méthode 1 : Migration Pipedrive vers Hubspot avec SyncMatters, pour gagner du temps

SyncMatters est une plateforme de migration de données qui permet de transférer des données entre différents systèmes CRM, y compris de Pipedrive vers Hubspot. SyncMatters se distingue des autres solutions de migration de données en offrant une automatisation complète du processus de migration, de la préparation des données à leur transfert et leur vérification.

C'est vraiment un gain de temps dans la préparation de votre migration, que ce soit au niveau de l'état des lieux ou du mapping des données, c'est vraiment l'outil qui va vous éviter de vous arracher les cheveux !

C'est un outil payant mais qui reste relativement abordable par rapport au projet conséquent qu'est une migration. Cependant, en passant par une agence Hubspot, vous pourrez obtenir une remise sur leur devis.

 Voici les différentes étapes à suivre :

1. Se connecter au site web de SyncMatters : Pour commencer, connectez-vous sur le site web de SyncMatters et choisissez l'option "Pipedrive to Hubspot" dans la liste des migrations disponibles.

2. Autoriser l'accès à vos comptes Pipedrive et Hubspot : Pour permettre à SyncMatters de récupérer les données de Pipedrive et de les importer dans Hubspot, vous devez fournir les informations d'identification de vos comptes Pipedrive et Hubspot.
   
   

3. Configurer la migration : Dans l'interface de SyncMatters, configurez les paramètres de la migration en fonction de vos besoins. Vous pouvez sélectionner les modules que vous souhaitez migrer, définir les règles de correspondance entre les champs de données, et planifier la date et l'heure de la migration. Vous pouvez même, directement depuis SyncMatters, créer ou modifier des propriétés sur Hubspot, et ça c'est magique !

   
   
   
   

   C'est à ce moment là que vous pouvez, après avoir tout configuré, lancer une migration qui prend uniquement un échantillon de votre base de données dans Hubspot (qui doit évidemment être vide, et déjà paramétré). C'est vraiment l'idéal pour voir le résultat, avant le résultat !

   
   
   

4. Lancer la migration : Une fois que tous les paramètres sont configurés, vous pouvez lancer la migration. SyncMatters va alors récupérer les données de Pipedrive, les convertir dans un format compatible avec Hubspot, et les importer dans votre compte Hubspot. La durée du transfert dépend de la quantité de données à migrer. Une fois que la migration est terminée, il est recommandé de vérifier manuellement les données pour s'assurer qu'elles ont bien été transférées avec précision.

Avantages et limites de cette méthode : 

Méthode 2 : Migration via l'import d'un fichier excel (xls ou csv) sur Hubspot

C'est la méthode la moins coûteuse (0€) mais la plus longue. Cependant, l'équipe produit d'Hubspot a vraiment bossé pour optimiser les possibilités imports afin de faciliter la migration de données. Il est désormais possible d'importer des appels, des notes, et même les emails avec vos prospects. En revanche, ce sera un travail fastidieux afin d'exporter par exemple tous vos appels, ou vos emails sur un fichier xsl !

Voici les différentes étapes pour faire sa migration via l'outil d'import d'Hubspot :

1. Exporter les données de Pipedrive : Dans Pipedrive, exportez les données que vous souhaitez transférer dans un fichier xls. Pour ce faire, allez dans la section "Paramètres" et cliquez sur l'option "Exporter les données".

2. Préparer le fichier pour l'import : Ouvrez le fichier xls et nettoyez-le en supprimant les doublons et les erreurs. Ensuite, il faut organiser les données dans les colonnes correspondantes à celles de Hubspot afin que vous vous y retrouviez facilement lors du mapping. Avant l'import Hubspot vérifie les 100 premières lignes de votre fichier afin de détecter les erreurs, un gain de temps qui vous permet de retravailler votre fichier en fonction.

   
   
   

3. Importer le fichier dans Hubspot : Dans Hubspot, allez dans la section "Importer des données" et sélectionnez l'option "Importer à partir d'un fichier". Chargez le fichier xls préparé et suivez les instructions pour importer les données dans Hubspot. C'est le moment le plus long, là où vous devez mapper tous vos champs Pipedrive en propriétés Hubspot. Une fois que tout est paramètré, vous pouvez appuyer sur le bouton rouge (enfin, orange 😜) !

   
   
   

4. Vérifier la conformité et l'intégrité des données : Après l'import, vérifiez que toutes les données ont été transférées correctement. Vérifiez également que les données ont été correctement associées aux contacts et aux entreprises correspondantes.

Attention, à date, il n'est pas possible de migrer vos activités (e-mails, appels, rendez-vous) via cette méthode. Privilégiez une migration avec un outil tiers ou via API d'Hubspot.

Avantages et limites de cette méthode : 

Méthode 3 : Migration via l’intégration native Pipedrive dans HubSpot

L’intégration native entre Pipedrive et HubSpot offre une solution simple et efficace pour migrer vos données tout en assurant une synchronisation continue entre les deux CRM. Cette méthode est idéale pour éviter les saisies manuelles ou les imports chronophages, et permet de bénéficier d’une synchronisation bidirectionnelle entre vos données dans Pipedrive et HubSpot. Voici les étapes à suivre pour effectuer la migration via cette intégration :

1. Connecter Pipedrive à HubSpot : Pour démarrer, connectez vos comptes Pipedrive et HubSpot. Allez dans HubSpot, puis dans la section Marketplace des applications, recherchez l’intégration Pipedrive, et suivez les instructions pour lier vos deux CRM. Une fois la connexion établie, vous serez prêt à synchroniser vos données en temps réel entre les deux plateformes.

2. Sélectionner les données à synchroniser : L’intégration native vous permet de synchroniser automatiquement plusieurs types de données entre Pipedrive et HubSpot. Vous pouvez choisir de synchroniser vos contacts, entreprises, transactions (deals), tâches, appels, notes, réunions, produits, et activités liées aux e-mails. Ces données sont partagées en temps réel et mises à jour dans les deux systèmes dès qu’une modification est apportée dans l’un ou l’autre des CRM.

3. Configurer les mappages de champs : Les mappages de champs par défaut permettent une configuration rapide. Cependant, si vous avez des besoins spécifiques, vous pouvez créer des mappages de champs personnalisés. Cette option est disponible avec un abonnement Operations Hub Starter ou supérieur. Cela vous permet d’adapter les propriétés de vos données dans HubSpot pour correspondre aux champs de Pipedrive, afin de garantir que les informations migrées restent cohérentes et correctement organisées.

4. Synchroniser les données historiques : L’un des avantages majeurs de cette intégration est la possibilité de synchroniser les données historiques. Les informations existantes dans Pipedrive (contacts, transactions, appels, etc.) seront transférées vers HubSpot et mises à jour selon les besoins. Cela vous permet de garder une vue complète de vos interactions passées tout en vous assurant que toutes les données sont bien intégrées dans votre nouvel CRM.

5. Vérifier la migration et la synchronisation continue : Une fois la migration initiale terminée, il est important de vérifier que toutes les données ont été correctement transférées et synchronisées. Cette intégration permet une synchronisation bidirectionnelle, ce qui signifie que toute modification effectuée dans l’un des CRM sera automatiquement reflétée dans l’autre. Vous pouvez ajuster les paramètres de synchronisation et choisir si vous souhaitez une synchronisation automatique ou manuelle selon vos préférences.

6. Gérer la synchronisation des activités liées aux e-mails : Notez que seules les activités liées aux e-mails (comme l’envoi et la réception de mails) sont synchronisées, mais pas les e-mails eux-mêmes. Cela signifie que les interactions par email seront visibles dans HubSpot, mais le contenu des messages ne sera pas transféré directement de Pipedrive.

Avantages et limites de cette méthode : 

IV. Conclusion

Les avantages de la migration vers Hubspot sont nombreux : une meilleure gestion des données clients et prospects, une automatisation plus poussée des tâches de vente et de marketing, une visibilité accrue sur les performances de l'entreprise, et une meilleure expérience utilisateur pour les utilisateurs de l'outil.

Cependant, la migration peut également avoir des inconvénients, notamment une période de transition parfois difficile pour les utilisateurs, une perte de données ou d'informations pendant le processus de migration, ou encore des coûts supplémentaires liés à l'utilisation de Hubspot. Il faudra évidemment penser à bien former vos équipes sur Hubspot afin qu'ils ne perdent pas en productivité.

Pour une migration réussie, il est important de prévoir une période de suivi après la migration pour s'assurer que tout fonctionne correctement, de former les utilisateurs à l'utilisation de l'outil et de suivre les recommandations fournies par Hubspot pour optimiser son utilisation. 

Si vous souhaitez être accompagné dans la migration vers Hubspot, n'hésitez pas à contacter une agence Hubspot !