Guide de la prospection sur HubSpot

Prospecter, c’est le quotidien des commerciaux, mais est-ce qu’on le fait toujours de manière efficace ? Avec HubSpot, il y a plein de bonnes pratiques à adopter pour que chaque étape de votre prospection soit un vrai succès.

Dans cet article, on vous guide pour tirer le meilleur de l’outil : de la recherche de prospects à leur conversion en clients, en passant par la personnalisation des échanges et l’automatisation des tâches. Objectif ? Vous aider à prospecter plus intelligemment, gagner du temps et, surtout, obtenir des résultats concrets ! 

Vous n'avez pas encore Hubspot Sales ? N'hésitez pas à l'essayer !

I. Comment mieux organiser sa prospection sur Hubspot ?

Étape 1 : La Préparation

La première étape de la prospection consiste à se préparer. Cela implique de comprendre vos prospects, leurs besoins et leurs préférences. Voici comment vous pouvez y parvenir avec HubSpot :

Importance de la Recherche Préliminaire

Avant de contacter des prospects, il est essentiel de les connaître. Utilisez HubSpot pour collecter des informations sur vos prospects, telles que leur historique d'interaction avec votre entreprise, leurs préférences et leurs besoins.

Utilisation d'HubSpot pour Trouver des Prospects Qualifiés

HubSpot offre des outils de recherche avancés pour trouver des prospects qualifiés. Vous pouvez utiliser des filtres pour cibler des prospects en fonction de critères spécifiques, tels que la localisation, l'industrie, et la taille de l'entreprise.

Étape 2 : L'Approche

Une fois que vous avez effectué la recherche préliminaire, il est temps de passer à l'approche des prospects. Voici comment réussir cette étape avec HubSpot :

Méthodes d'Approche Efficaces

HubSpot vous permet d'utiliser plusieurs canaux d'approche, notamment l'e-mail, les appels téléphoniques et les réseaux sociaux. Personnalisez vos messages en fonction de votre public et de l'étape du parcours d'achat où se trouve le prospect.

Utilisation d'Automatisations dans HubSpot

L'automatisation est un atout précieux dans l'approche des prospects. Vous pouvez créer des workflows dans HubSpot pour envoyer des messages personnalisés au bon moment, ce qui permet d'augmenter les taux de réponse.

Étape 3 : La Qualification

Une prospection efficace implique de qualifier vos prospects pour vous concentrer sur ceux qui sont les plus susceptibles de devenir des clients. HubSpot peut vous aider dans cette étape cruciale :

Évaluer la Pertinence des Prospects

Utilisez des critères de qualification spécifiques pour évaluer la pertinence des prospects. Par exemple, considérez leur budget, leur autorité pour prendre des décisions, leurs besoins et leur calendrier.

HubSpot Sales Pro pour la Segmentation des Leads

HubSpot Sales Pro offre des fonctionnalités de segmentation avancées. Vous pouvez organiser vos leads en groupes basés sur des critères tels que le score de qualification, le comportement en ligne, et plus encore. Attention à bien enlever les contacts qui apparaîtrait en double ! Heureusement, il existe des moyens d'éviter les doublons.

Dropcontact : la meilleure intégration Hubspot pour enrichir vos contacts

Dropcontact est un outil d'enrichissement de données qui permet d'automatiser la mise à jour et l'enrichissement des contacts dans un CRM. L'intégration Dropcontact Hubspot permet de connecter les deux outils et de bénéficier de toutes les fonctionnalités de Dropcontact directement dans Hubspot.

L'intégration Dropcontact / Hubspot offre les fonctionnalités suivantes :

• Vérification des adresses e-mail : Dropcontact vérifie les adresses e-mail pour s'assurer qu'elles sont valides et actives.
• Enrichissement des données : Dropcontact enrichit les données des contacts avec des informations supplémentaires, telles que le titre, la fonction, le secteur d'activité, etc.
• Fusion des doublons : Dropcontact détecte et fusionne les doublons de contacts pour éviter les erreurs.
• Nettoyage des données : Dropcontact nettoie les données des contacts pour les rendre plus précises et cohérentes.

Une autre alternative à dropcontact est FullEnrich qui semble avoir un meilleur taux d'enrichissement  !

Étape 4 : La Conversion

Une fois que vous avez identifié et qualifié vos prospects, l'objectif est de les convertir en clients. HubSpot propose des outils pour vous aider à atteindre cet objectif :

Techniques pour Convertir les Prospects en Clients

Hubspot vous offre une panoplie d'outil pour vous aider à convertir vos prospects. En utilisant les tâches, vous pouvez par exemple planifier une relance à un lead qui vous a demandé de le rappeler dans 6 mois (on sait que vous le notez nulle part 😭).

L'historique de votre lead est évidemment un atout pour pouvoir cerner ses besoins. La volumétrie des leads vous empêche parfois de vous rappeler le contenu de vos échanges. Mais en utilisant les notes vous pouvez très bien résumer tous vos appels ou réunions !

Historique de l'activité dans HubSpot

HubSpot offre des fonctionnalités d'historique des engagements pour vous aider à suivre le parcours de chaque prospect. Vous pouvez voir quand ils ouvrent vos e-mails, consultent votre site web, ou interagissent avec votre contenu.

Étape 5 : Le Suivi

Le suivi continu est essentiel pour maintenir l'engagement des prospects et les guider vers la conversion. HubSpot simplifie cette étape :

HubSpot vous permet d'automatiser le suivi des prospects via des tâches en configurant des rappels et des notifications. Par exemple, vous pouvez automatiser les rappels d'envoi d'emails de suivi après une interaction initiale.

Moi, tout fier, qui déroule ma liste de clients à relancer pour les 6 prochains mois

Et voilà toutes les étapes de la prospection ! Si vous souhaitez en savoir plus sur la prospection B2B, n'hésitez pas à lire notre guide de la prospection B2B qui vous permettra de générer un maximum de leads !

II. Comment réussir sa prospection sur Hubspot ? 

Que vous cherchiez à mieux comprendre votre cible, automatiser vos actions, ou personnaliser vos messages, on a rassemblé pour vous des conseils pratiques et astuces pour tirer le maximum de HubSpot. L’idée ? Vous aider à transformer vos prospects en vraies opportunités. Et n’oubliez pas, dans la prospection, la persévérance, c’est la clé du succès !

1. Comprendre HubSpot :

   Ici, la curiosité prime ! Commencez par explorer l'interface de HubSpot, en particulier la section "Vente" qui est conçue pour les commerciaux. Familiarisez-vous avec les onglets, les outils de recherche, les fonctionnalités de CRM, et les rapports. Vous pouvez également suivre les ressources de formation en ligne de HubSpot pour acquérir une connaissance approfondie de la plateforme. Si vous n'êtes pas familier avec ce CRM, lisez notre article qui traite des grandes étapes pour démarrer avec Hubspot. 
   
   

2. Définir votre public cible et segmentez :

   Identifiez les caractéristiques démographiques de votre public cible, telles que l'industrie, la taille de l'entreprise, la localisation géographique, etc. Ensuite, creusez plus profondément en comprenant leurs besoins, leurs problèmes et les solutions que votre produit ou service peut offrir. 
   
   Une fois que vous avez collecté des prospects, utilisez les fonctionnalités de segmentation de HubSpot pour créer des listes personnalisées. Par exemple, vous pourriez segmenter vos prospects en fonction de leur industrie ou de leur niveau d'engagement avec vos contenus. Si besoin faites vous des listes dynamiques et jouer avec les filtres pour pouvoir ajuster.
   
   
   
   
   
   

3. Utiliser l'objet Lead pour prospecter

   Fonctionnalité récente, l'objet Lead Hubspot permet de centraliser et de structurer les informations sur les prospects en cours de qualification. Contrairement aux contacts qui regroupent tous les individus dans votre base, l’objet Lead se concentre spécifiquement sur ceux avec qui vous n'avez pas encore échangé, au sujet d'un besoin spécifique.

   Ça aide les commerciaux à mieux prioriser leurs efforts : ils peuvent suivre où chaque lead en est dans le processus de qualification (nouveau, tentative de contact, Connecté, Qualifié ou disqualifié), utiliser des propriétés personnalisées pour catégoriser les prospects, et s’appuyer sur des pipelines dédiés pour visualiser l’avancement de leur prospection.

   

   Ces propriétés natives fournit par l'objet leads vous permettent notamment de savoir  automatiquement :

   - Si vous avez déjà essayé de prospecter tel ou tel contact

   - Combien de fois vous avez tenter de joindre votre prospect (par email, ou par appel)

   - Quelle est la dernière action effectué sur ce lead

   et encore une multitude d'informations.

   Évidemment, on peut catégoriser ses leads dans plusieurs pipeline de leads (exemple : B2C et B2B, inbound et outbound).

   Résultat ? Une organisation claire, moins de temps perdu à gérer des listes, et plus de focus sur les leads qui comptent vraiment.

4. Personnaliser vos communications :

   Imaginez être un chef d'entreprise qui reçoit 10 fois le même message de prospection générique, ça devient boring non ? Alors utilisez les données disponibles dans HubSpot pour personnaliser vos messages.

    

   
   

   Moi à chaque fois que je vois un email sans personnalisation

   
   

   Rédigez des e-mails et messages qui répondent directement aux besoins et préoccupations de chaque prospect. Une touche de personnalisation bien pensée et humaine peut vraiment booster vos chances d’obtenir une réponse positive. Et n'oubliez pas, chaque email de relance doit apporter une valeur ajoutée !

   
   
   

5. Profitez de l'enrichissement votre CRM
   
   Personnaliser ses cold emails c'est bien. Seulement, il est impossible de les personnaliser et les envoyer en masse si vous n'avez pas au préalable enrichit votre base avec de données pertinente avec de la data client. C'est donc soit au marketing de vous aidez, soit à vous d'aller enrichir en masse vos contacts au moment de leur import. 
   
   Exemple : si vous passez par des outils d'enrichissement d'emails, et que votre recherche de base porte sur des CEO dans la finance, n'oubliez pas d'aller enrichir les propriétés adéquates dans Hubspot ! Cela vous permettra non seulement de personnaliser vos messages, mais aussi de segmenter plus facilement vos futures listes dynamiques.
   
   
   

6. Utilisez le Lead scoring :

   Le soucis dans la prospection, c'est aussi la priorisation. En définissant des critères de lead scoring pour attribuer des scores aux prospects en fonction de leur comportement, vous pouvez prioriser vos efforts sur les prospects les plus attractifs ! 
   
   Les critères sont nombreux : l'ouverture d'e-mails, le téléchargement de ressources, ou les visites sur votre site web peuvent être des indicateurs de l'intérêt d'un prospect. Concentrez-vous sur les prospects à fort score. Si vous souhaitez en savoir plus, on explique dans un article les différentes étapes pour construire un bon lead scoring !
   
   

7. Suivi des interactions :

   Ça, c'est THE outil de fouine d'Hubspot !
   
   Les outils de suivi des e-mails vous permet de savoir quand vos e-mails sont ouverts, quels liens sont cliqués, et quels documents sont téléchargés. Cette information vous permet d'ajuster votre approche en fonction de l'engagement du prospect, et surtout, d'être réactif et engager une action au meilleur moment ! 
   
   
   
   

   Moi qui check si mon prospect a ouvert mon devis pour la 16ème fois

   
   
   Mais en vous rendant dans l'espace de vente Hubspot, puis dans "Flux", vous aurez accès à toutes les interactions qu'on eu vos prospects avec vous ! Magique pour savoir si un prospect à ouvert votre devis, et combien de fois il a cliqué dessus !
   
   
   
   

8. Intégration avec le CRM :

   HubSpot ne fonctionne pas en vase clos, et c’est là toute sa force. Grâce à ses nombreuses intégrations, vous pouvez connecter vos outils préférés pour créer un écosystème ultra-performant qui simplifie votre prospection et vos process.

   Voici quelques exemples d’intégrations particulièrement utiles pour votre quotidien :

   • Aircall : En 2025, il y a encore des commerciaux qui composent des numéros sur leur propres téléphones. Oui oui ! Mais avec Aircall (ou Ringover) chaque appel est automatiquement enregistré dans le CRM avec toutes les infos nécessaires (notes, durée, enregistrements). Vous pouvez également voir l’historique des interactions avant même de décrocher.

   • Oneflow : Simplifiez la gestion de vos devis et contrats. Avec cette intégration, créez, envoyez et suivez vos documents directement depuis HubSpot. Vous saurez en temps réel quand un prospect ouvre ou signe un contrat, ce qui vous permet de réagir rapidement.

   • Pennylane : Si vous êtes amené à envoyer des devis et/ou des factures dans votre activité, intégrez Pennylane ! Avec cette intégration, vous pouvez automatiser la génération de devis ET de facture. Mais pas que : vous pouvez suivre l'état du paiement de cette même facture. Franchement, c'est un gros gros gain de temps pour toute la partie facturation.

   • Slack : À montrer à votre lead Hubspot : Avec l’intégration Slack, vous recevez des notifications automatiques directement dans vos canaux : devis signé, nouveaux leads qualifiés, ou rappels pour suivre vos prospects.

    Nous listons ici les meilleurs intégrations Hubspot !
   
   
   

9. Formation continue :

   Restez à jour avec les dernières fonctionnalités de HubSpot en participant à des formations régulières. Le support HubSpot propose également des webinaires et des forums où vous pouvez poser des questions et obtenir des conseils d'experts. Il existe plusieurs moyens de rester à jour, nous avons d'ailleurs rédigé un article vous citant  les meilleurs éléments pour se former sur Hubspot !

III. Comment gagner du temps dans sa prospection sur Hubspot ?

Dans le métier de commercial, chaque minute compte. Pour ceux qui utilisent HubSpot, l'efficacité dans la prospection est essentielle pour rester compétitif. Heureusement, HubSpot regorge d'outils et de fonctionnalités conçus pour vous aider à économiser du temps et à optimiser votre processus de prospection. Et le temps, c'est de l'argent !

Les Séquences Commerciales

Les séquences commerciales dans HubSpot vous permettent de créer des séquences automatisées d'e-mails et de tâches pour interagir avec vos prospects de manière cohérente. Voici comment cela fonctionne :

• Créez une séquence en définissant les étapes, les délais, et les modèles d'e-mails.
• Personnalisez chaque e-mail pour répondre aux besoins spécifiques du prospect.
• Automatisez l'envoi des e-mails de suivi en fonction des actions du prospect.
• Utilisez des déclencheurs pour déplacer automatiquement les prospects dans différentes séquences en fonction de leur comportement.

Les séquences commerciales sont un moyen efficace de maintenir un suivi régulier avec vos prospects sans avoir à gérer manuellement chaque étape du processus.

Si vous avez Hubspot Pro, il est donc inutile de passer par des outils tiers comme Lemlist, Waalaxy ou LGM (À moins que vous souhaitez intégrer Linkedin dans vos messages, car Hubspot ne permet pas encore l'automatisation de message Linkedin).

Les Modèles d'Emails et les Blocs de Texte

La création d'e-mails personnalisés est essentielle pour une prospection réussie, mais cela peut être chronophage. HubSpot propose des modèles d'e-mails que vous pouvez personnaliser en fonction de chaque prospect. Vous pouvez également créer des blocs de texte réutilisables pour les informations que vous utilisez fréquemment, tels que les présentations d'entreprise ou les informations de contact. Cela vous permet de rédiger des e-mails de qualité en un temps record.

D'ailleurs, l'utilisation de séquences (voir ci-dessus) est possible en insérant des modèles d'emails uniquement, alors vous ne pourrez pas y échapper !

Les Liens de Rendez-vous

Planifier des rendez-vous avec quelqu'un est clairement un process fastidieux avec de nombreux échanges  pour trouver un créneau horaire approprié. À la manière de Calendly, les liens de rendez-vous dans HubSpot simplifient cela en permettant à vos prospects de choisir un horaire directement à partir de votre calendrier en ligne. Vous pouvez même personnaliser les créneaux disponibles, ce qui facilite la coordination des rendez-vous et économise un temps considérable.

Les Workflows

Les workflows dans HubSpot sont des séquences d'automatisation qui vous aident à gérer vos leads de manière efficace. Vous pouvez configurer des workflows pour automatiser diverses actions, telles que l'envoi d'e-mails de bienvenue, le déplacement de leads dans différentes étapes du parcours d'achat, et l'attribution de tâches à votre équipe. Ce n'est pas le rôle d'un commercial de régler cela, mais votre interlocuteur Hubspot pourra vous aider à automatiser plusieurs actions ! 

Ces workflows automatisent les tâches répétitives, ce qui vous permet de vous concentrer sur des interactions plus significatives avec vos prospects. On vous explique tout ce qu'il faut savoir sur les workflows Hubspot dans cet article !

Les Guides Conversationnels

Les guides conversationnels constituent un atout précieux dans HubSpot pour optimiser l'efficacité de votre équipe de vente dans ses interactions avec les prospects. Cette fonctionnalité vous permet de créer des ressources d'aide à la vente telles que des descriptions de produits, des directives tarifaires, des scripts d'appels, et des aide-mémoire pour répondre aux besoins quotidiens de votre équipe. En gros, c'est un script de vente amélioré.

L'un des avantages majeurs des guides conversationnels réside dans leur capacité à offrir un accès rapide et direct aux ressources commerciales essentielles. Vous ne serez plus contraint de stocker des fichiers sur votre bureau ou de chercher désespérément des documents manquants. 

Ils vous permettent également d'intégrer des scripts d'appels pour guider vos appels de découverte. Cela garantit une approche cohérente et efficace de vos interactions avec les prospects au sein de votre équipe de vente. De plus, cette fonctionnalité inclut la possibilité d'utiliser des aide-mémoire pour aider votre équipe à clarifier la distinction entre vos services et ceux de vos concurrents lors des discussions avec des prospects qui examinent différentes options.

Les Outils de VoIP comme Aircall ou Ringover

L'intégration d'outils de VoIP tels qu'Aircall ou Ringover dans HubSpot simplifie la gestion des appels et des interactions téléphoniques. Cela permet aux commerciaux de ne pas utiliser leur propre téléphone pour prospecter.

Vous pouvez passer des appels directement à partir de la plateforme HubSpot, ce qui signifie que les enregistrements d'appels et les informations sur les interactions sont automatiquement enregistrés dans le CRM. Cela facilite la prise de notes et le suivi des conversations, ce qui vous permet de gagner du temps et de garder un historique précis des interactions avec vos prospects. 

Il existe d'ailleurs plusieurs moyen d'optimiser vos process commerciaux grâce aux workflows avec une application comme Aircall.

L'Espace de vente et de Gestion des Leads HubSpot

L'espace de prospection dans HubSpot est l'endroit central où vous pouvez suivre et organiser tous vos leads dans Hubspot.

C'est THE place to be pour les commerciaux, chaque jour ! Mettez vous cette section en page d'accueil !

Vous pouvez voir rapidement le statut de chaque lead, leur score de qualification, l'historique de leurs interactions, et les prochaines étapes à prendre. Cela vous permet de prioriser les prospects les plus prometteurs et de garantir une gestion efficace de vos leads. Vos commerciaux doivent utiliser cet espace, c'est un véritable levier de productivité !

Nouveauté depuis 2025, Hubspot propose un espace non pas dédié à la prospection, mais à la toute la vente ! Cet espace vous permettra donc de suivre et gérer vos leads, mais aussi vos transactions, ce qui vous permet d'avoir une vue 360 sur tous vos leads, vos transactions, mais aussi vos tâches et vos futurs rendez-vous.

Vous avez aussi la possibilité de suivre les dernières actions de vos prospections, programmer la prochaine activité (et donc programmer une tâche par exemple) dans l'objectif de prioriser et mieux organiser votre journée.

Ce qu'on apprécie particulièrement dans cet espace, c'est la possibilité de passer d'une tâche/action à une autre très facilement, ce qui permet vraiment de faire gagner vos commerciaux en productivité !

L'objectif est d'avoir tout au même endroit, de ne plus passer à côté d'une opportunité commerciale, mais aussi de pouvoir rapidement exécuter une action sans avoir à passer d'une fiche à une autre.

Depuis 2025, Hubspot a aussi introduit un assistant aux réunions : qui soutient les commerciaux dans leur préparation en leur fournissant des informations sur les contacts et les entreprises. Après la réunion, il fait des résumés de réunion et vous aide à rédiger des e-mails de suivi. Un vrai gain de temps !

En résumé, HubSpot offre une gamme complète d'outils et de fonctionnalités pour vous aider à économiser du temps dans votre prospection. En utilisant intelligemment les séquences commerciales, les modèles d'e-mails, les liens de rendez-vous, les workflows, les guides conversationnels, les outils de VoIP, et l'espace de prospection, vous pouvez automatiser les tâches répétitives, personnaliser vos interactions avec les prospects pour avoir une vrai sales machine dans Hubspot ! 

IV. Conclusion

La prospection est un élément clé de toute stratégie de marketing et de vente réussie, et HubSpot offre des outils puissants pour vous aider à optimiser ce processus. En explorant les différentes étapes de la prospection, en suivant nos conseils pour réussir sur HubSpot, en découvrant les meilleurs outils pour prospecter, en adaptant votre approche inbound et outbound, et en utilisant les fonctionnalités d'automatisation pour gagner du temps, vous avez désormais toutes les clés en main pour maximiser votre efficacité et améliorer votre prise de rendez-vous.

Si vous souhaitez aller plus loin et vous faire accompagner par une agence Hubspot pour améliorer vos process commerciaux et vos taux de conversion, n'hésitez pas à nous contacter !