Aircall & Hubspot : les meilleures automatisations

Dans un précédent article, nous avions pu voir les différences entre Ringover et Aircall qui sont sensiblement identiques. 

Si vous avez souscrit Aircall c’est que vous souhaitez améliorer la productivité de vos commerciaux. Dans ce contexte, l'intégration de Aircall sur HubSpot est une solution puissante qui peut vous aider à améliorer vos processus de vente et à gagner encore plus de temps ! Et le temps c’est de l’argent comme on dit si bien !

En combinant Aircall avec les fonctionnalités CRM  de HubSpot, les entreprises peuvent optimiser leur stratégie commerciale grâce à des automatisations et des analyses avancées. Dans cet article, nous allons explorer les différents workflows que vous pouvez mettre en place avec l'intégration Aircall sur HubSpot pour améliorer l'efficacité de votre processus de vente.

Workflow 1 : Segmentation intelligente via tags Aircall pour campagnes ciblées

Les tags de Aircall peuvent être un outil puissant pour vous aider à mieux catégoriser vos prospects dans HubSpot. Avec l'intégration Aircall sur Hubspot, vous pouvez facilement ajouter des tags à des appels entrants ou sortants, ce qui permet une segmentation efficace de vos interactions avec les clients. Avec l'abonnement Professional vous pouvez forcer les commerciaux à mettre un tag à chaque appel.

Utilisez les tags Aircall comme système de segmentation intelligent. Pendant ou après l'appel, le commercial tag le prospect selon son état (ex: "intéressé mais indécis"). Ce tag déclenche automatiquement une campagne HubSpot personnalisée.

Processus :

1. Durant l'appel, le commercial ajoute un tag spécifique : "Intéressé - Indécis"
2. Ce tag se synchronise automatiquement dans HubSpot via l'intégration Aircall
3. Un workflow HubSpot détecte ce tag et déclenche une séquence d'emailing automatique sur 14 jours
4. Contenu envoyé :
   • J+15 : Email relance avec cas client
   • J+30 : Email avec témoignage client

Exemples de workflows Aircall sur Hubspot pour mieux segmenter votre base : 

• Ajouter un tag "nouveau client potentiel" lorsque vous passez un appel de découverte avec un prospect pour la première fois. 
• Ensuite, vous pouvez utiliser un tag "intéressé" pour marquer les appels où le prospect exprime de l'intérêt pour votre produit ou service. 
• Au contraire, vous pouvez aussi facilement segmenter les clients qui ne sont pas intéressés par vos services.
• Pour finir, vous pouvez, après avoir tenté de joindre un prospect plusieurs fois fois, automatiquement le passer dans une liste d’Injoignable ou fermer votre transaction.

En créant des tags personnalisés, vous pouvez également adapter la classification à vos propres processus de vente. Par exemple, vous pouvez ajouter des tags pour marquer les appels où vous avez présenté une offre spéciale ou offert un essai gratuit à un prospect.

Une fois que vous avez catégorisé vos prospects à l'aide de tags, vous pouvez facilement rechercher et filtrer vos interactions dans HubSpot en fonction des tags. Cela vous permet de suivre rapidement les appels et les conversations avec des prospects spécifiques, ce qui peut vous aider à mieux comprendre leur parcours d'achat et à personnaliser votre communication en fonction de leurs besoins.

Workflow 2 : Qualification automatique des appels longs pour un scoring fiable

Créer une propriété personnalisée HubSpot "Appel utile (>60s)" qui se met à jour automatiquement si la durée dépasse 60 secondes. Cette propriété devient votre indicateur clé de qualité et un potentiel déclencheur.

Exemple de reporting pertinent :

Processus :

1. Chaque appel Aircall est enregistré dans HubSpot avec sa durée exacte
2. Un workflow HubSpot déclenche cette règle : "Si durée > 60 secondes = Appel Qualifié = OUI"
3. Cette propriété s'incrémente dans un compteur "Nombre total d'appels utiles"
4. Segmentation possible ensuite (via une autre automatisation) : Prospects avec 1+ appel qualifié | 2+ appels qualifiés | 3+ appels qualifiés
5. Vous pouvez voir directement dans HubSpot : Contact avec 4 appels qualifiés = prospect mature, prêt pour fermeture

Cas d'usage : Dès qu’un contact est associé à un appel utile :

• Augmenter son scoring Hubspot
• Le mettre dans un parcours email spécifique
  
  

Workflow 3 : Relance intelligente après appel manqué ou non abouti

Déclencher automatiquement une tâche HubSpot avec un message préformaté

Processus détaillé :

1. Appel non abouti (pas de réponse, numéro occupé, timeout)
2. Aircall envoie le résultat d'appel à HubSpot
3. Workflow HubSpot détecte "Appel non répondu"
4. Action 1 : Créer une tâche pour le commercial avec rappel dans 2h

Cas d'usage pratique : Commercial appelle Toto, pas de réponse. Le workflow crée automatiquement une tâche "Relancer Toto".

Workflow 4 : Création automatique d'une transaction après un appel SDR positif

Déclencher la création automatique d'une transaction (deal) HubSpot dès qu'un SDR tague un appel comme "lead chaud" ou "démo".

Processus :

1. Le SDR passe un appel et identifie un prospect qualifié
2. Le SDR ajoute le tag "Lead Chaud" ou "Démo"
3. Ce tag remonte automatiquement dans HubSpot via Aircall
4. Workflow HubSpot déclenche la Création automatique d'une transaction associée au contact
5. Email automatique au commercial via Slack ou email: "Nouveau lead qualifié par SDR + résumé de l'appel : [notes Aircall]"

Cas d'usage : Le SDR qualifie 5 prospects le lundi. 5 transactions se créent automatiquement. Les commerciaux les voient dans leur pipeline HubSpot et reçoivent les détails d'appel. Pas d'étape manuelle, pas de perte d'info.

Workflow 5 : Suivi du nombre d'interactions téléphoniques par prospect

Créer une propriété HubSpot "Nombre total d'appels" qui s'incrémente automatiquement à chaque appel enregistré par Aircall.

Processus détaillé :

1. Chaque appel Aircall (entrant ou sortant) vers un prospect remonte dans HubSpot
2. Une propriété de contact "Nombre total d'appels" s'ajoute +1 automatiquement
3. Avec ça, c’est une infinité de workflows qui s’ouvrent à vous, que ce soit en terme de reporting ou en terme d’automatisations

Cas d'usage pratique : Vous voyez dans HubSpot que Jean a 5 appels enregistrés en 2 semaines, mais qu’il est toujours sans joignabilité (NRP). Vous pouvez envoyer déclencher automatiquement, après ces 5 appels une séquence de 3 emails pour tenter une autre approche et changer de canal.

Workflow 6 : Rappel SMS automatique du rendez-vous à J-1

La solution : éduisez les no-show de 30-40% ! Envoyer automatiquement un SMS de demande de confirmation 24h avant chaque RDV pris via HubSpot.

Processus détaillé :

1. Un rendez-vous est créé ou mis à jour dans HubSpot (via calendrier Outlook, Google, ou formulaire)
2. Le workflow HubSpot détecte "RDV prévu demain"
3. Action : Envoyer un SMS via Aircall à 10h
4. Le CTA update une propriété qui confirme le RDV ou non

Cas d'usage : RDV pris le lundi pour jeudi 14h. Mercredi à 14h, SMS automatique envoyé. Le prospect reçoit et confirme soit en répondant, soit via un CTA .

Workflow 7 : Relance ciblée via WhatsApp pour prospects indécis

Utiliser un template WhatsApp automatisé pour relancer les prospects indécis, rappeler un rdv, envoyer un message d’anniversaire…

Processus détaillé :

1. Créer n’importe quel déclencheur
2. Action : Envoyer un message WhatsApp via template Aircall

Cas d'usage : Toto est intéressée mais hésite. Vous envoyez un WhatsApp friendly de relance pour refaire le point.

Différence du WhatsApp vs Email :

• Taux d'ouverture quasi 100% vs 30 à 40% en email
• Plus personnel (sentiment de conversation) mais potentiellement intrusif
• Réponse immédiate possible
• Moins invasif qu'un appel direct
  
  

Workflow 8 : Nettoyage automatique des numéros invalides

Utiliser un tag Aircall “Mauvais numéro” pour garder ta base propre et éviter de gaspiller du temps commercial. Dès qu’un SDR tague un appel comme “Mauvais numéro”, le workflow HubSpot supprime automatiquement le numéro du contact.

Processus :

1. Le SDR ajoute le tag “Mauvais numéro” pendant ou après l’appel

2. L’information remonte instantanément dans HubSpot via l’intégration Aircall

3. Un workflow HubSpot détecte ce tag spécifique

4. Action automatique : suppression du champ “Numéro de téléphone” dans la fiche contact

5. Optionnel : Lancer une tâche pour un enrichissement via un FullEnrich par exemple

   

Cas d’usage :

Un numéro qui sonne dans le vide ou tombe systématiquement sur un mauvais interlocuteur est immédiatement purgé.

Workflow 9 : Tag « Ne jamais rappeler » désinscription totale ou suppression du contact

Si un prospect exprime explicitement qu’il ne veut plus être contacté (ex : “Arrêtez de m’appeler”, “Retirez-moi de vos listes !”), le SDR peut taguer l’appel “Ne jamais rappeler”. HubSpot exécute alors une action : désinscription de tous les emails, ou suppression complète de la fiche selon ta politique interne.

Processus :

1. Le SDR tague l’appel “Ne jamais rappeler”
2. Un workflow détecte automatiquement ce tag
3. Deux options selon ta politique RGPD interne :
   • Option A : Désinscrire le contact de tous les emails marketing et commerciaux
   • Option B : Suppression complète de la fiche contact

Cas d’usage :

Un prospect mécontent ou qui ne souhaite plus être sollicité est instantanément protégé d’un futur contact.

Conclusion

Avec Aircall et HubSpot, vous avez un vrai levier pour fluidifier vos relances, fiabiliser vos données et éviter que des prospects “chauds” passent à côté. Les workflows présentés ici sont ceux qui font le plus de différence sur le terrain : ils font gagner du temps, réduisent les erreurs et améliorent la conversion sans alourdir les équipes.

Si vous souhaitez être accompagné sur des workflows de la sorte, n'hésitez pas à  contacter Lomed, une agence Hubspot, ce sera l'occasion d'échanger sur vos problématiques !