Cas client Agence : restructurer le CRM d'Eskimoz

Avec une croissance soutenue et des dizaines de leads entrants chaque jour, Eskimoz (agence leader du SEO en France) avait besoin d’un HubSpot mieux structuré, et utiliser tout le potentiel de ce CRM. 

Bien que les fondamentaux soient solides (Aircall, séquences commerciales, Modjo…), la scalabilité était freinée par une gestion trop manuelle et une base CRM sous-exploitée.

Ils nous ont donc confié un audit HubSpot Sales complet, avec un objectif clair : gagner du temps, améliorer la qualification des leads et mieux piloter les performances commerciales.

🎯 Objectifs de la mission

• Structurer la base CRM dans HubSpot

• Automatiser la gestion des leads entrants

• Repenser le pipeline de vente HubSpot pour le rendre actionnable

• Créer des données activables pour le marketing automation

• Améliorer la réactivité et la conversion commerciale

🔍 Problématiques identifiées lors de l’audit HubSpot

1. Volume de leads difficile à traiter efficacement

• Aucune priorisation automatisée

• Leads appelés sur le tard, peu de réactivité

• Traitement uniforme de leads très hétérogènes (stages, décideurs, spam…)

2. Données CRM incomplètes ou non exploitables

• Une base de données chaotique sans réelle structuration

• Une mauvaise connaissance clients

• Aucune propriété personnalisée pour qualifier ou segmenter les leads

3. Pipeline peu représentatif de la réalité commerciale

• Étapes du pipe à rallonge

• Aucune mesure des taux de conversion intermédiaires

• Manque de vision sur les opportunités en veille, KO, froides…

4. Tâches répétitives non automatisées

• Génération de devis manuelle via Word. Eskimoz perdait un temps précieux dans des tâches administratives répétitives, ce qui impactait directement leur efficacité commerciale

• Suivi post-proposition peu viable et rigoureux

• Aucune séquence de nurturing pour les leads non matures

🛠️ Ce que nous avons mis en place avec HubSpot

1. Refonte du pipeline commercial

• Nouveau pipeline plus fin, aligné sur les étapes réelles du cycle de vente (RDV programmé, proposition en cours, devis envoyé, négociation, gagné…)

• Création d’un statut de lead indépendant du pipeline : chaud, froid, KO, veille, injoignable, etc pour mieux segmenter les contacts 

Objectif : rendre chaque étape mesurable, actionnable et exploitable dans les rapports.

2. Mise en place  d’automatisations liés à l'avant vente

• Les Tags Aircall utilisés pour segmenter les prospects en 1 clic. Plusieurs automatisations Aircall mises en place.

• Relance interne automatique si le lead n'est pas attribué

• Création de tâches et alertes Slack en cas de non-traitement dans les délais

3. Optimisation du quotidien des commerciaux

• Personnalisation des séquences email selon le besoin détecté (SEO, SEA, Data, Content…)

• Utilisation de lien de réunion par type pour mieux tracker les RDV

• Création de playbooks HubSpot pour aider les commerciaux s'approprier Hubspot

4. Industrialisation de la gestion des devis grâce à Oneflow

• Création de devis dans HubSpot grâce à Oneflow, directement liés aux propriétés des deals. Les devis et contrats sont désormais générés automatiquement via les transactions Hubspot, directement personnalisés en fonction du client.

• Intégration de la signature électronique (Oneflow)

• Workflows post-propale : relance automatique, nurturing en cas d’inactivité

5. Mise en place d’un pipe client pour l’upsell

• Création d’un pipeline client dédié pour gérer la relation post-signature

• Envoi automatisée de séquences de prise de RDV (3 mois, 6 mois, 9 mois)

• Rappels automatiques selon les moments de vie du client  et pousser le renouvellement de contrat au bon moment.

📈 Résultats obeservés de l'audit Hubspot 

• Réduction drastique du temps passé à traiter les leads

• Vision plus claire de la performance commerciale (conversion, délai, taux de no-show…)

• Taux de traitement des leads en hausse (grâce aux alertes et à l’attribution automatique)

• Un pipeline exploitable à la fois par l’équipe commerciale et le marketing grâce à une meilleure segmentation

• Des reportings plus claires et plus fiables

Bilan

L’audit HubSpot mené chez Eskimoz montre à quel point une entreprise peut rapidement gagner en efficacité commerciale lorsqu’elle aligne ses process, ses données et ses outils autour du bon CRM.

Avec une bonne configuration de HubSpot Sales, une base propre, des workflows bien pensés et une automatisation ciblée, on transforme une machine à leads en machine à cash. N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !