Changer le quotidien d'un cabinet en gestion de patrimoine via Hubspot

En tant qu’agence Partenaire HubSpot, nous avons accompagné Patrimy sur un projet fondamental : transformer en profondeur l’organisation commerciale et administrative du cabinet en la structurant autour d’un cœur technologique unique, HubSpot. L’objectif était d’optimiser l’efficacité opérationnelle en centralisant l’ensemble des processus métiers, tout en connectant un nouvel écosystème logiciel — Ringover pour la téléphonie, Pennylane pour la gestion comptable, Oneflow pour la contractualisation.

Grâce à cette approche intégrée, Patrimy dispose désormais d’une infrastructure digitale cohérente, évolutive et adaptée à ses besoins de pilotage, offrant une expérience unifiée aussi bien pour les équipes que pour les clients.

Quatre chantiers principaux ont été menés :

1. Modernisation de la prospection commerciale

Avant :

• Chaque commercial gérait ses leads via un fichier Excel personnel.

• Aucune base de données centralisée. Impossible de partager l’info ou d’assurer un bon suivi.

• Les rendez-vous étaient saisis manuellement, sans confirmation automatique ni rappels clients.

• Les appels se faisaient depuis les téléphones portables des commerciaux, sans trace ni analytics.

Aujourd’hui :

• Toute la base de leads est centralisée dans HubSpot avec des vues segmentées par typologie de client, typologie de projet ou niveau d’avancement.

• Les commerciaux utilisent des liens de prise de rendez-vous personnalisés, selon le type de RDV (découverte, suivi, signature).

• À chaque prise de rendez-vous, un workflow automatique se déclenche : email de confirmation, rappel avant le RDV, SMS si besoin.

• Les appels sont passés directement depuis HubSpot grâce à l’intégration Ringover, avec historique, enregistrement (si besoin), et analytics.

✅ Résultat :

• Une prospection plus fluide,

• Moins d’oubli ou de no-show,

• Des commerciaux mieux armés,

• Et une visibilité en temps réel sur l’activité.

2. Un reporting sur-mesure pour piloter la performance

Avant :

• Suivi manuel de l’activité commerciale (nombre de RDV, investissements réalisés, répartition des produits…).

• Données éclatées dans différents fichiers.

• Aucune vue consolidée ni historique fiable.

Aujourd’hui :

• Mise en place de tableaux de bord commerciaux dans HubSpot, accessibles à la direction et aux équipes.

• Reporting automatisé sur :

  • le volume de RDV réalisés par commercial,

  • le taux de transformation par type de produit,

  • le chiffre d’affaires généré,

  • le nombre d’investissements réalisés par typologie,

  • le cycle de vente moyen.

  ✅ Résultat :

• Une capacité nouvelle à prendre des décisions basées sur des faits.

• Un alignement des objectifs commerciaux avec les objectifs de croissance de Patrimy.

• Une lecture rapide de la contribution de chaque commercial.

3. Automatisation de la gestion administrative

Avant :

• Chaque commercial devait, pour chaque vente, créer une facture à la main et l’envoyer au siège.

• Le service administratif devait vérifier, relancer, et intégrer à la comptabilité.

• Les documents contractuels réglementaires (DIC, contrats, mandats…) étaient envoyés manuellement, avec un risque d’erreur ou d’oubli.

Aujourd’hui :

• La facturation est automatisée : dès qu’une vente est validée dans HubSpot, la facture est générée automatiquement et envoyée sur Pennylane.

• Tous les documents réglementaires sont générés et envoyés via Oneflow, à signer électroniquement.

• Le commercial ne s’occupe plus de l’administratif. Il se concentre sur la vente.

✅ Résultat :

• Un gain de temps estimé à plus de 3 heures par semaine par commercial.

• Une réduction drastique des erreurs administratives.

• Une comptabilité connectée et à jour en temps réel.

4. Mise en place d’une stratégie marketing via Hubspot Marketing Pro

Avant :

• Aucun canal de communication activé.

• Pas de newsletter, pas de contenu, pas d’événements digitaux.

• Toute l’acquisition reposait sur la prospection à froid ou la recommandation.

Aujourd’hui :

• L’équipe envoie une newsletter mensuelle à ses clients et prospects, pour les informer des évolutions fiscales, des nouveaux dispositifs, ou des opportunités d’investissement.

• Organisation régulière de webinars pédagogiques, avec capture de leads qualifiés dans HubSpot.

• Automatisation des campagnes de relance pour les leads dormants ou les prospects à fort potentiel.

✅ Résultat :

• Une base de données activée, segmentée et engagée grâce à Hubspot Marketing

• Une posture de conseil renforcée.

• Des leads qui arrivent aussi… sans effort commercial direct.

Conclusion : un cabinet en gestion de patrimoine piloté et scalable grâce à Hubspot

Patrimy est aujourd’hui un cabinet structuré, qui peut :

• absorber plus de volume sans recruter plus de back-office,

• piloter précisément sa performance

• et capitaliser sur ses données pour prendre de meilleures décisions.

En industrialisant ce qui devait l’être sur Hubspot, ils ont redonné du temps à leurs commerciaux pour ce qui compte vraiment : la relation client et le conseil.

👉 Vous êtes un cabinet de gestion de patrimoine, une société de conseil ou un cabinet d’expertise, et vous sentez que vos outils freinent votre croissance ?

En tant qu'agence Partenaire Hubspot, nous vous aidons à structurer vos opérations autour d’outils comme HubSpot pour scaler sans perdre votre ADN.