Cas client : Migration Pipedrive vers Hubspot & Freshdesk vers Hubspot

Dans le cadre de leur développement, THEIA a décidé de migrer vers HubSpot pour unifier leurs outils commerciaux et de support client. Avant notre intervention, l’entreprise rencontrait des difficultés majeures : une séparation entre les équipes commerciales et support, une gestion des données inefficace et des processus manuels générant des incohérences. Voici comment nous avons accompagné THEIA pour résoudre ces problèmes en utilisant HubSpot Sales et HubSpot Service.

Le défi initial : un manque d’alignement entre les équipes commerciales et support

Avant la migration vers HubSpot, THEIA utilisait Pipedrive pour gérer ses transactions commerciales et Freshdesk pour le service client. Cependant, l’absence d’intégration entre ces deux outils entraînait des loupés dans la gestion des informations et des bugs dans le transfert des données entre les équipes. Lorsque l’équipe commerciale terminait une vente, il y avait souvent des erreurs ou des retards lors du passage de relais à l’équipe support. Les informations cruciales étaient parfois perdues ou mal transmises, ce qui créait une mauvaise expérience pour les clients et une perte de temps pour les équipes.

La solution HubSpot : une plateforme unifiée pour Sales et Service

Pour répondre à ces défis, nous avons proposé une migration complète vers HubSpot, en intégrant HubSpot Sales Pro et HubSpot Service Pro. L’objectif était de centraliser toutes les informations au sein d’un même outil, afin de faciliter la collaboration entre les équipes commerciales et de support, et d’améliorer l’efficacité de leur travail.

1. Migration des données de Pipedrive vers HubSpot

La première étape a consisté à faire une migration de Pipedrive vers HubSpot. Au-delà de la simple migration technique, cette étape s’est articulée autour d’une analyse minutieuse des structures de données existantes, afin de garantir que chaque élément – contacts, entreprises, transactions, ainsi que l’ensemble des activités associées (emails, appels, réunions, notes, tâches) – soit transféré sans perte ni altération.

Nous avons coordonné un audit préalable pour cartographier précisément les champs-clés, corriger les doublons et harmoniser les formats, ce qui a permis d’assurer une reprise fiable et exhaustive des informations. La migration a aussi inclus la reconstitution de l’historique des interactions afin de préserver la continuité opérationnelle et la mémoire commerciale de THEIA dans HubSpot. Grâce à ce travail, toutes les équipes disposent désormais d’une base de données unifiée, à jour, accessible en temps réel, favorisant ainsi une collaboration plus fluide, une visibilité complète sur chaque client et un pilotage efficace de la relation commerciale.

Si vous préparez une migration, lisez notre guide de la migration Pipedrive vers Hubspot.

2. Automatisation des transactions et des processus commerciaux

Une fois la migration effectuée, nous avons configuré des pipelines automatisés dans HubSpot. Ces pipeline couvrent à la fois les nouvelles affaires, les upsell et les renouvellements d’abonnements récurrents. Toutes les transactions récurrentes ont été automatisées, permettant à THEIA de suivre facilement son MRR. Grâce à des dashboards de vente automatisés, l’entreprise peut suivre la progression des ventes de manière transparente et efficace, sans risque d’oubli ou de retard.

Nous avons également mis en place un processus de prospection automatisée dans l’espace HubSpot Sales. Les commerciaux peuvent désormais suivre tous leurs leads, gérer leurs opportunités, et envoyer des séquences automatisées de mails auprès de leurs prospects. Cela a considérablement réduit le temps passé sur des tâches répétitives et amélioré la réactivité de l’équipe commerciale.

3. Intégration de Freshdesk à HubSpot Service

La deuxième phase de notre intervention a été la migration des données de Freshdesk vers HubSpot. Désormais, toutes les demandes de support, les bugs techniques et les tickets clients sont gérés directement dans HubSpot Service. Cette intégration a permis à l’équipe support de traiter toutes les demandes dans un seul et même endroit, en associant chaque ticket au contact correspondant.

L’intégration des formulaires en ligne de THEIA dans HubSpot permet également de centraliser toutes les demandes, ce qui garantit une prise en charge plus rapide et efficace des clients. Grâce à HubSpot Service, l’équipe support peut suivre l’état de chaque ticket, tout en ayant une vue complète des informations sur le client, ce qui facilite la gestion des priorités et la résolution des problèmes.

Les bénéfices de la migration vers HubSpot pour THEIA

Grâce à l’implémentation de HubSpot Sales et Service, THEIA a pu résoudre plusieurs problématiques majeures :

• Amélioration de la collaboration entre les équipes commerciales et support, qui ont désormais accès aux mêmes informations en temps réel, améliorant ainsi la fluidité du processus de vente et du service client.

• Centralisation des données dans un seul outil, facilitant la gestion des contacts, des transactions, des tickets de support et des interactions clients.

• Automatisation des processus commerciaux permettant un suivi plus rigoureux des leads et des renouvellements d’abonnements, ainsi qu’une gestion optimisée des transactions récurrentes.

• Réduction des erreurs et des incohérences grâce à la synchronisation des outils, ce qui assure une meilleure communication entre les équipes et une expérience client plus fluide.

• Gain de temps pour les équipes, grâce à l’automatisation des tâches répétitives et à la centralisation des informations.

Conclusion : une solution complète pour un service client optimal

En migrant vers HubSpot, THEIA a réussi à transformer ses processus commerciaux et de support client en un système intégré et automatisé, favorisant la collaboration et la réactivité. Cette migration vers HubSpot a permis à l’entreprise de réduire les erreurs, d’améliorer l’efficacité de ses équipes et d’offrir une meilleure expérience à ses clients.

Si vous êtes confronté à des défis similaires et que vous souhaitez optimiser la gestion de vos ventes et de votre service client, n’hésitez pas à nous adresser vos projets de migrations Hubspot. Vous gagnerez en efficacité, en transparence, et en collaboration, tout en offrant à vos clients un service irréprochable.