Secteur du recrutement : Comment Hubspot a été un levier Business pour Elinoï

Elinoï est un cabinet de recrutement nouvelle génération qui accompagne des scale-ups dans la recherche de talents clés. Comme beaucoup d’équipes Sales, leur CRM HubSpot était sous-exploité : des process flous, une prospection artisanale, des données silotées, et un reporting inexploitable.

Ils nous ont sollicités pour réaliser un audit complet de leur portail HubSpot, avec un objectif clair : professionnaliser leur process commercial, reconnecter les données entre la vente et le delivery, et redonner à l’équipe une vraie lisibilité sur son pipe.

1. Une prospection désorganisée

Chaque Sales avait sa propre manière de faire. Aucune séquence, aucune tâche logguée dans Hubspot, aucun suivi partagé. Les leads étaient marquées comme des transactions avant même un premier RDV.

Résultat : des leads oubliés, des relances doublées, et une énergie commerciale mal investie.

✅ Ce que nous avons mis en place

• Structuration complète de la prospection par persona et typologie de compte (prospect froid, client inactif, lead inbound, etc.).

• Création de séquences automatisées, mutualisées entre commerciaux, avec modèles d’emails personnalisables.

• Mise en place de workflows de tâches pour les leads non relancés.

• Segmentation dynamique des contacts en fonction de leur statut dans le cycle de vente.

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2. Des opportunités dormantes à la pelle

Des dizaines de transactions restaient ouvertes indéfiniment. Aucun process de clôture, aucune alerte, et donc aucun réengagement. Un tunnel de vente engorgé, et une vision complètement faussée de la performance commerciale.

✅ Ce que nous avons mis en place

• Définition de règles de “dormance” : une opportunité est marquée comme inactive après X jours sans activité.

• Création de workflows de réactivation : tâches automatiques selon l’ancienneté de l’opportunité ou du lead

• Déploiement d’un dashboard hebdomadaire dédié pour piloter l'activité commerciale

• Création de tâches de relance pour les opportunités perdues, par typologie.

3. Aucun process de réactivation des clients inactifs

Elinoï travaille avec des clients récurrents… mais aucun dispositif n’était prévu pour développer une relation commerciale récurrente, et re-créer des opportunités sur les clients inactifs. Pas d’alerte, pas de nurturing, pas de logique commerciale derrière les relances.

✅ Ce que nous avons mis en place

• Mise en place d’un flag de client inactif basé sur le temps écoulé depuis le dernier deal signé.

• Déclenchement de tâche automatisées sur les clients à relancer.

• Enrichissement des fiches entreprises avec des propriétés de potentiel commercial, pour prioriser les relances les plus stratégiques.

4. Données silotées entre l’équipe Sales (HubSpot) et l’équipe Recrutement (outil maison)

Le pipeline commercial était suivi dans HubSpot, mais tout ce qui concernait les postes à pourvoir et les candidatures était géré dans un outil interne séparé.

Conséquence : aucun lien entre vente et exécution. Les commerciaux perdaient la trace dans Hubspot de ce qu’il se passait après signature lors de la recherche d'un candidat. Il était donc assez difficile de tracer l'excellence opérationnelle lors du delivery.

✅ Ce que nous avons mis en place

Création de deux objets personnalisés dans HubSpot :

• Poste à pourvoir : associé à une transaction et à une entreprise, représentant une mission de recrutement.

• Candidature : rattachée à un talent et à un poste à pourvoir. Chaque contact pouvait donc être relié à plusieurs candidatures

Résultat :

• Les commerciaux ont désormais une visibilité complète sur l’avancement des recrutements post-signature.

• L’équipe peut désormais suivre les KPIs delivery dans HubSpot : nombre de candidatures envoyées, délai moyen de placement, taux de succès par mission…

• Nous avons reconnecté les données commerciales et opérationnelles dans un environnement unifié.

📊 Résultats observés

• Une prospection beaucoup plus régulière et mesurable.

• Un pipe commercial nettoyé, mis à jour automatiquement, avec une meilleure capacité de projection.

• Des clients réengagés avec des actions ciblées.

• Et surtout : une base de données unifiée entre le business et l’exécution, ce qui manquait cruellement jusque-là.

🧠 Conclusion

Cet audit Hubspot réalisé chez Elinoï montre à quel point dans le secteur du recrutement il est essentiel de casser les silos entre la vente et l’exécution pour faire du CRM un véritable outil de pilotage.

Grâce à la structuration des processus commerciaux et à l’utilisation d’objets personnalisés, nous avons permis à Elinoï de faire de HubSpot un cockpit central pour piloter à la fois l’avant-vente et le delivery.

Vous êtes une entreprise dans le recrutement ? N'hésitez pas à faire appel à nous pour améliorer vos process CRM avec Hubspot !