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Pourquoi utiliser Monday.com au quotidien ?

Simplifiez votre quotidien grâce à Monday.com. Centralisez vos informations, collaborez facilement avec vos équipes et de suivez vos progrès en temps réel.


La gestion de projet est une tâche complexe qui demande de la rigueur, de l'organisation et de la collaboration. Pour répondre à ce besoin, de nombreuses entreprises se tournent vers les outils de gestion de projet en ligne. L'un des outils les plus populaires est monday.com, une plateforme de gestion de projet qui offre de nombreuses fonctionnalités et une grande flexibilité. Dans cet article, nous allons explorer les différentes fonctionnalités de monday.com, comment importer vos données, personnaliser les modèles de tableau et automatiser les actions avec des règles. Nous verrons également des exemples d'utilisation pour aider les entreprises à mettre en place leur propre système de gestion de projet.

 

I. Les fonctionnalités de Monday.com

Monday.com est une plateforme de gestion de projet en ligne qui propose plusieurs fonctionnalités pour faciliter la collaboration et la communication entre les membres d'une équipe. Voici un aperçu plus détaillé des principales fonctionnalités de cette plateforme.

A. Tableaux et colonnes

Les tableaux de Monday.com permettent de structurer les informations de manière claire et concise. Ils sont très flexibles et peuvent être utilisés pour gérer différents types de projets, tels que les projets de développement, de marketing ou de ressources humaines.

Les colonnes permettent de définir les différents aspects du projet, tels que les tâches, les délais, les responsabilités et les états d'avancement. Il est possible de personnaliser les colonnes pour répondre aux besoins spécifiques de l'équipe.

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B. Vues

Monday.com propose plusieurs vues pour visualiser les données, telles que les tableaux Kanban, les calendriers et les diagrammes de Gantt. Chacune de ces vues peut être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de l'équipe.

Les vues permettent de visualiser les tâches à accomplir, les deadlines, les étapes d'avancement et les responsabilités de chaque membre de l'équipe. Elles permettent également d'identifier rapidement les problèmes et de prendre des décisions importantes.

 

C. Communication et collaboration

Les options de communication de Monday.com permettent aux membres de l'équipe de communiquer efficacement. Les fonctionnalités de collaboration en temps réel facilitent le partage d'informations et la résolution de problèmes en temps réel.

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  1. Les options de communication

Les commentaires, les notifications et les messages directs sont des options de communication offertes par Monday.com. Les commentaires permettent de laisser des notes ou des remarques sur une tâche ou une colonne spécifique. Les notifications permettent d'être informé des mises à jour importantes concernant un projet. Les messages directs permettent de communiquer avec un membre de l'équipe en privé.

  1. Partage de fichiers et documents

La fonctionnalité de partage de fichiers permet aux membres de l'équipe de partager des documents de manière transparente. Les documents peuvent être stockés directement sur la plateforme ou intégrés à partir de services tiers. Cette fonctionnalité permet de centraliser les documents du projet et d'éviter les pertes de temps liées à la recherche de documents.

  1. Collaboration en temps réel

La fonctionnalité de collaboration en temps réel permet aux membres de l'équipe de travailler ensemble en temps réel sur un même projet. Cette fonctionnalité permet également de résoudre rapidement les problèmes et de prendre des décisions importantes. Les membres de l'équipe peuvent voir les modifications apportées par les autres membres en temps réel, ce qui facilite la collaboration.

 

INTEGRATION

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II. Importation des données dans monday.com

Il est primordial de pouvoir importer des données rapidement et facilement dans monday.com, que ce soit pour transférer des données depuis un tableur existant ou pour mettre à jour les données à partir d'une source externe. La plateforme offre plusieurs options pour importer les données.

A. Les formats de données supportés

La plateforme prend en charge plusieurs formats de fichiers pour l'importation de données, notamment Excel, Google Sheets et CSV. Les utilisateurs peuvent donc importer des données à partir de tableurs existants et de sources externes sans avoir à les reformater ou les restructurer.

B. Les méthodes d'importation

Il existe plusieurs méthodes d'importation de données dans monday.com. La méthode la plus courante est l'importation manuelle, où l'utilisateur sélectionne le fichier de données à importer et suit les instructions pour assigner les colonnes aux champs correspondants dans monday.com.

L'importation automatique est une autre option, qui permet aux utilisateurs de connecter directement une source de données externe à monday.com, telle qu'un service de stockage cloud ou une base de données. Cela permet une mise à jour en temps réel des données dans monday.com, évitant ainsi les erreurs de synchronisation.

Enfin, l'importation par intégration avec d'autres outils permet aux utilisateurs de connecter monday.com à des outils tiers tels que Zapier, pour automatiser le processus d'importation de données.

C. Les erreurs courantes lors de l'importation

Malgré la simplicité de l'importation de données, des erreurs peuvent se produire. Parmi les erreurs courantes, on trouve les problèmes de formatage, où les données ne sont pas structurées de manière appropriée pour l'importation dans monday.com. Les données manquantes sont une autre erreur fréquente, où certaines colonnes ne contiennent pas toutes les données nécessaires pour l'importation.

Il peut également y avoir des problèmes de correspondance des colonnes, où les noms des colonnes dans le fichier source ne correspondent pas exactement aux champs correspondants dans monday.com. Dans ce cas, il est important de vérifier les correspondances avant de procéder à l'importation des données.

 

III. Personnalisation des modèles de tableau

A. Présentation des modèles de tableau

Monday.com propose des modèles de tableau par défaut pour faciliter la création de projets en fonction de leur utilité. Ces modèles de tableau permettent d'importer des colonnes préconfigurées et des tâches associées pour gagner du temps. En outre, les modèles de tableau personnalisés permettent de créer des tableaux en fonction de besoins spécifiques. Enfin, il est possible de trouver des modèles de tableau créés par d'autres utilisateurs de la communauté.

B. Personnalisation des modèles de tableau

Pour personnaliser un modèle de tableau, il est possible d'ajouter ou de supprimer des colonnes, de configurer les paramètres, ou encore de gérer les autorisations. La personnalisation de modèle permet de créer des tableaux adaptés à des besoins spécifiques en ajoutant des colonnes sur mesure. Il est également possible de supprimer des colonnes inutiles et de configurer les paramètres pour optimiser la productivité.

C. Utilisation des modèles de tableau personnalisés

Ces modèles peuvent également être partagés avec des collaborateurs. Cela permet de gagner du temps et de garantir une certaine homogénéité dans la manière dont les données sont présentées et organisées. Il suffit de cliquer sur le bouton "Partager" pour inviter des collaborateurs à utiliser le modèle.

De plus, l'utilisation de modèles de tableau est particulièrement intéressante pour les projets récurrents. Il est en effet possible d'utiliser le même modèle à chaque nouvelle occurrence du projet, en y apportant simplement les modifications nécessaires.

Enfin, il est possible d'exporter les modèles de tableau afin de les utiliser sur d'autres projets ou de les partager avec d'autres personnes. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et de faciliter la mise en place de nouvelles méthodes de travail

 

IV. Les règles pour automatiser les actions

Les règles sont une fonctionnalité très utile pour automatiser certaines tâches récurrentes sur monday.com. Il existe des règles par défaut, mais il est également possible de créer des règles personnalisées ou de la communauté.

A. Configuration des règles

Pour configurer une règle, il faut tout d'abord choisir l'événement déclencheur. Cela peut être, par exemple, la création d'un nouvel élément ou la modification d'une colonne spécifique. Ensuite, il faut configurer les actions à effectuer en réponse à cet événement. Il est possible de choisir parmi de nombreuses actions, telles que l'envoi de notifications ou l'ajout d'un tag.

Il est également possible de gérer les exceptions, c'est-à-dire les cas où la règle ne doit pas s'appliquer. Cela permet de personnaliser encore davantage le comportement de la règle.

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B. Utilisation des règles

Les règles sont particulièrement utiles pour automatiser des tâches récurrentes, comme l'envoi de rappels ou la mise à jour de colonnes en fonction de certaines conditions. Elles peuvent également être utilisées pour gérer des workflows, enchaînements d'actions qui permettent de traiter une tâche complexe en plusieurs étapes.

Enfin, les règles permettent de personnaliser les notifications, en définissant précisément les événements pour lesquels une notification doit être envoyée et le contenu de cette notification.

 

VI. Idées pour utiliser monday.com

Avec sa flexibilité et sa facilité d'utilisation, monday.com peut être utilisé dans de nombreuses situations. Voici quelques idées pour utiliser monday.com :

B. Gestion de projets

  1. Planification et suivi des tâches

Que vous travailliez seul ou en équipe, monday.com vous permet de planifier et de suivre les tâches de manière efficace. Vous pouvez créer des tableaux pour chaque projet et y ajouter des colonnes pour les tâches, les deadlines, les responsables, les commentaires et les pièces jointes. Les notifications et les rappels vous permettent de rester informé des échéances à venir.

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  1. Gestion des ressources et des délais

Il est souvent difficile de gérer les ressources et les délais d'un projet. Avec monday.com, vous pouvez créer des calendriers pour suivre les disponibilités de vos ressources et planifier les tâches en conséquence. Les graphiques de Gantt vous permettent de visualiser les délais et d'identifier les tâches critiques.

  1. Analyse des performances

monday.com vous permet de suivre les performances de votre équipe et de vos projets. Vous pouvez créer des rapports pour analyser les données, identifier les problèmes et améliorer les processus.

 

B. Gestion des clients et des ventes

  1. Suivi des prospects et des opportunités

Avec monday.com, vous pouvez suivre les prospects et les opportunités de vente. Vous pouvez créer des tableaux pour suivre le pipeline de vente, ajouter des colonnes pour les prospects, les opportunités, les stades de vente, les montants et les dates de clôture. Les notifications vous permettent de rester informé des avancées de vos projets de vente. Il est évidemment possible d'utiliser des intégrations afin de synchroniser vos données avec un CRM comme Hubspot ! Je vous rajoute d'ailleurs ici un article qui répertorie les meilleures intégrations Hubspot :)

  1. Gestion des contacts et des comptes clients

monday.com vous permet de gérer vos contacts et vos comptes clients. Vous pouvez créer des tableaux pour suivre les contacts, les entreprises, les adresses, les numéros de téléphone et les emails. Les filtres et les recherches vous permettent de trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.

  1. Analyse des ventes et des performances commerciales

monday.com vous permet de suivre les performances de vos ventes et de votre entreprise. Vous pouvez créer des rapports pour analyser les données, identifier les tendances et les opportunités d'amélioration.

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C. Gestion des processus internes

  1. Suivi des congés et des absences

Avec monday.com, pour suivre les congés et les absences de vos employés sur monday.com, vous pouvez utiliser le modèle de tableau "Gestion des congés et des absences" ou créer un tableau personnalisé.

Dans ce tableau, vous pouvez créer des colonnes pour les informations relatives aux employés, telles que leur nom, leur département, leur date d'embauche, leur solde de congé et leur solde de jours de congé payés. Ensuite, vous pouvez créer des colonnes pour les demandes de congé, telles que la date de début et la date de fin de la demande, le type de congé (payé, non payé, maladie, etc.), la raison de la demande et l'état de la demande (approuvé, en attente, refusé, etc.).

Ensuite, vous pouvez configurer des règles pour automatiser le processus de demande et d'approbation de congé. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui envoie une notification à un manager lorsque qu'un employé soumet une demande de congé. Le manager peut alors approuver ou refuser la demande directement dans monday.com.

De plus, vous pouvez utiliser la vue calendrier pour visualiser les absences et les congés de tous les employés. Cette vue peut être filtrée par département ou par type de congé.

En utilisant monday.com pour le suivi des congés et des absences, vous pouvez simplifier le processus de demande et d'approbation de congé, assurer un suivi précis des jours de congé et des absences de vos employés, et visualiser facilement le calendrier des absences pour une planification efficace.

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  1. Gestion des demandes de congés et de formation

Monday.com vous permet de gérer les demandes de congés et de formation de vos employés. Vous pouvez créer des tableaux pour suivre les demandes, les dates, les motifs et les approbations. Les rapports vous permettent d'analyser les données et de gérer les ressources de manière efficace. 

Vous pouvez également utiliser les automatisations de monday.com pour gérer les demandes. Par exemple, vous pouvez créer une automatisation qui envoie un e-mail de confirmation à l'employé dès que sa demande est reçue, ou qui envoie une notification à l'équipe des ressources humaines pour qu'elle examine la demande. Vous pouvez également configurer une automatisation pour mettre à jour le statut de la demande en fonction de son avancement, ou pour envoyer un rappel automatique si une demande n'a pas été approuvée ou refusée dans un délai spécifié.

De plus, monday.com permet de suivre les absences et les congés à l'aide de la vue calendrier, mais également d'afficher les données dans des graphiques pour une analyse plus approfondie. Par exemple, vous pouvez créer un graphique qui affiche le nombre de demandes de congé par employé ou par département, ou un graphique qui montre le nombre de jours de congé restants pour chaque employé.

 

INTEGRATION

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VI. Conclusion

Monday.com est un outil très complet pour la gestion de projets et de tâches en équipe. Les différentes fonctionnalités qu'il propose permettent de répondre à de nombreux besoins, qu'il s'agisse de la planification, de l'organisation ou de l'automatisation des tâches. Il s'intègre parfaitement avec un CRM comme Hubspot afin d'avoir une vision 360 de l'ensemble de vos projets et actions en cours, afin de booster la productivité de vos commerciaux !

La personnalisation des modèles de tableau et les règles pour automatiser les actions sont des fonctionnalités particulièrement intéressantes, qui permettent de gagner du temps et de garantir une certaine homogénéité dans la manière dont les tâches sont effectuées. En somme, monday.com est un outil indispensable pour toute équipe souhaitant travailler de manière efficace et collaborative.

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